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大手企業でもやらかしてしまう!!イベント開催における関係者への『告知』ミス

先週の土・日曜日(7/17、7/18)、私(代表)は某イベントに運営スタッフとして参加しました。それは、とある大手派遣会社からの依頼※によるものでした。

※ 各種イベントなどにおける業務の実態把握を目的として、弊社休業日を使い、短期の派遣スタッフとして活動を行っております。

イベント開催の4日前に、イベント当日における緊急連絡の方法について、メールにて運営スタッフ宛に展開されました。概要は下記の通りになります。

イベント概要例
イベントの緊急連絡における告知内容(概要)

そして、派遣会社からスタッフ宛てに展開されたメールの内容は下記の通りです。会社・個人名および左記を特定できる項目は伏せて記載しております。

悪い案内文、告知文
大手派遣会社より展開されたイベントの緊急連絡に関する案内メール(抜粋)

本メールを見て、私は愕然としてしまいました。記載方法が余りにもメール受信者(運営スタッフ)に理解されにくいものだったからです。

スライドにも記載していますが、メール本文の問題点を挙げると、

  • 『電話で』が過剰に強調されており、運営スタッフは電話不通時の連絡手段が分かりづらい、見落としやすい。
  • 「電話不通時にも関わらず電話連絡する」旨、記載されており、内容が矛盾している。
  • 運営スタッフからの緊急連絡にも拘らず、不要な『待機要請』を行っており、派遣会社と運営スタッフの危機意識の違いを感じさせられる。

になります。

運営スタッフ宛てのメールでありますが、社外メールと同等の扱いです。「会社を代表して」社外へメールを送信しているという意識が欠如しています。某派遣会社は多数のステークホルダーに支持されている大手企業ですが、上記メールの内容では、企業の信頼を失いかねません。私はその旨、メールを送信した企業担当者へ注意しました。

それではどのように告知すれば良いでしょうか。メールで告知すべきポイントは、

  • 連絡手段を『全て』周知させる。
  • 連絡手順を『徹底』させる。
  • 些細なことでも異常を感じたら、『必ず』連絡する旨、周知させる。

になります。重要なのは運営スタッフに『理解』させることです。運営スタッフが『理解』しなければ、告知したことにはなりません。上記に着目して記載した告知例が下記の通りとなります。

正しい緊急連絡告知
正しい緊急連絡の案内・告知(例)

一目で分かる告知かと思います。

緊急連絡は全員が即座に周知・理解できなければ、その目的を成すことはできません。相手に伝えるべきポイントを整理した上で、簡潔に述べることが必須です。

弊社は本件のような情報伝達のノウハウについて、指導・コンサルティングを行っております。もちろん大手企業も大歓迎です!!

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