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Amazonの会議に見られる『憶測』『デマ』を呼び込まない工夫

前回に引き続き、プレゼンや告知といった情報共有に関するお話しを致します。

前回は某国内大手企業の告知文の『悪しき』事例を紹介させて頂きました。今回はIT世界大手『GAFA』の一角、Amazon社の『良き』事例を紹介させて頂きます。

出典元は日経ビジネス電子版になります。まずは下記リンクをご参照くださいませ。

Amazonの会議では、「事前に資料を配らない」理由:日経ビジネス電子版 (nikkei.com)

Amazon社の会議準備のポイントを上げると、

  • 誰もが一目で分かる、理解できるように作成する。
  • 資料は文章形式(会社のプレスリリースみたいなもの)でA4 1枚に要約する。
  • 図、箇条書きは一切使わない
  • 事実ベースで論じる。
  • 『目的』『結論』(いわゆる資料の主旨)を先に論じ、手段は後回しにする。
  • 資料の事前配布はしない
  • 会議の参加者は必要最小限に留める。主関係者と内容を補足する人のみに限定。

おおよそこのような感じです。

特に重要と思われるところを強調して示しました。実はここにタイトルに示した『憶測』『デマ』を防ぐ秘訣があるのです。

1つ目。資料作成は文章形式とし、図や箇条書きを用いないことについて。最近の多くのメディアの報道は『単語』ばかりが強調されており、単語の背景や、それに掛かる言語などが省略されているケースが殆どです。図や箇条書きも同様です。新聞などのタイトルは憶測やデマを生まないものが望ましいですが、現実問題、あるべき姿になっているとは言えません。仕事の現場では「『5W1H 』で物事を論ぜよ」と云われているかと思いますが、文章で表現するには『5W1H』を意識しないと成立しません。

2つ目、『事実ベース』で論じること。こちらは過去のブログや弊社セミナー等で幾度となくお話しさせて頂きました。『事実』を述べるにはその『根拠』や『出典元』も述べること。私は仕事の現場で議論するときには、『事実』なのか、『事実』に基づいた『意見』『主張』なのか、層別しております。最近、弊社および私個人のFacebookサイトに幾つかの書き込みがございましたが、『事実』もしくは『事実』基づいた『意見』『主張』と判断する根拠がないため、コメント返信拒否、もしくは、不適切コメントとして削除させて頂きました。

3つ目、『目的』『結論』を述べること、そして事前資料の『配布をしない』ことです。 言い方を変えると、相手に『憶測』や『デマ』の温床を与えないということです。前職での役員報告では残念ながら、資料配布により役員へ憶測を生む暇を与えてしまった苦い経験があります。会議を成立させるためには、主催者自身が会議体をコントロールすることも必要なのです。決して本筋から逸れた議論に誘導してはならないのです。これもプロジェクト達成、開発効率化の手段の一つなのです。

パワーポイントを否定するつもりはありません。私自身もパワーポイントを使用しています。大事なのは会議体などで何を主張するのか、事前に整理しておくことです。前回の告知文の例も同じです。書き方次第で相手への伝わり方が異なります。『憶測』『デマ』を生まないためにも、5W1Hを用いて筋の通った文章を書くことを習慣化していきましょう。

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